Können ein Unternehmer wirklich garantieren, dass seine IT den gesetzlichen Anforderungen entspricht? Meist sind Unternehmer IT-Laien und dennoch tragen sie die komplette rechtliche Verantwortung für die EDV. Bereits aus geringen Mängeln können weit reichende Rechtsverletzungen mit schwerwiegenden Folgen entstehen. Gerade in kleinen und mittleren Unternehmen gerät die Betreuung der IT oft zur lästigen Pflicht und der Sicherheit wird nicht die gebührende Aufmerksamkeit gewidmet. Die Bedrohungen werden eher diffus wahrgenommen, der Fokus meist auf Viren, Trojaner oder schlimmstenfalls den Einbruch eines Hackers ins Firmennetz gerichtet. Nur allzu leicht wird das Thema damit als Freigabe eines ungeliebten Budgets abgehandelt.

Doch Datensicherheit ist weit mehr als ein reines Technikthema und Virenschutz und Firewall sind lediglich das absolute Mindestmaß an Ausstattung. So bedeutet der Verlust von Daten nicht zwangsläufig, dass die Daten nicht mehr da sind, sie können auch als Kopien das Unternehmen verlassen. Gelöschte Daten lassen sich ggfs. rekonstruieren, ausspionierte oder weitergegebene Daten jedoch nicht zurückholen. Gleichzeitig steht der Unternehmer gegenüber der deutschen bzw. internationalen Gesetzgebung in der Verantwortung – eine Kardinalpflicht, die allzu oft ignoriert wird.

Das technische Versagen von Systemen kommt regelmäßig vor und ist eine Bedrohung, die auch ohne Fremdeinwirkung droht. Nicht selten führt der Ausfall der IT zum Infarkt der täglichen Routinen. Ob Warenwirtschaft, Buchhaltung, Mailsysteme, Kundendaten, Angebote oder Auftragsbearbeitung - Daten sind heute die Grundlage unternehmerischen Handelns. Was, wenn es Tage dauert, bis die Systeme technisch wiederhergestellt sind? Auf Notdienst und Service allein sollten sich Anwender nicht verlassen. Es empfiehlt sich Vorkehrungen zu treffen, die innerhalb einer definierten Zeit eine Wiederherstellung der Systeme garantieren. Dazu erstellt die Comp4U GmbH mit Ihren Kunden sogenannte „Revocery-Pläne“, die eine Wiederherstellung der IT-gestützten Unternehmensprozesse nach einem Ausfall mit totalem Daten- und Infrastrukturverlust. „Erst wenn man sich einmal die größtmögliche Katastrophe vor Augen geführt hat, kann man mit diesem Szenario vernünftig arbeiten und Vorsorge ernst nehmen“, so Christian Seehafer, u.a. Spezialist für Compliance bei der Comp4U GmbH.

Selbst in großen Unternehmen spielt das Thema "Data Leakage" gelegentlich noch eine untergeordnete Rolle, in kleinen und mittelständischen Firmen ist es so gut wie nie auf der Agenda. Die Tatsache, dass ein wesentlicher Teil der Bedrohung von Innen kommt, wird übersehen. Dabei sind Datenverlust oder -diebstahl heute die Hauptbedrohung für Firmennetze: So gut wie jeder PC hat einen USB-Port oder DVD-Brenner, jeder Mitarbeiter kann zumindest aus seinem Zugriffsbereich Daten oft wahllos kopieren und ungesehen aus der Firma bringen. Sicherlich ist ein Generalverdacht unangebracht, doch als eine wichtige „Grundlage des Unternehmens" müsste der Schutz der Daten oberste Priorität haben. Und vorbeugen ist möglich: Daten auf Servern, Festplatten, DVDs oder USB-Sticks lassen sich so verschlüsseln, dass die Mitarbeiter ungehindert arbeiten können, die Daten aber automatisch verschlüsselt und unbrauchbar sind, sobald sie kopiert werden bzw. ein Unbefugter auf USB-Stick oder CD zugreifen will. Eine verlorene oder gestohlene CD, ja selbst ein Notebook, ist für den Finder oder Dieb wertlos.

In IT-Fragen ist der Unternehmer der Hauptverantwortliche vor dem Gesetz und haftet für alle Rechtsverstöße in diesem Bereich. Aber wer erfüllt bereits die Forderung gemäß Bundesdatenschutzgesetz und setzt einen Datenschutzbeauftragten ein, um die Einhaltung der Datenschutzrichtlinien beim Umgang mit personenbezogenen Daten überwachen zu lassen? Und welche Firmen sind in der Lage, rechtssicher zu verhindern dass ihre Mitarbeiter auf unerlaubten Webseiten surfen oder deren Inhalte downloaden? Gleichzeitig ist schon das einfache "Verbieten" des Zugriffs auf Inhalte im Internet per Regel heikel, wenn z. B. die Verbindungsversuche mit dem Namen des Nutzers aufgezeichnet werden.

Allein diese Beispiele zeigen, im Gesetzesdschungel von Datenschutz und Compliance geht es ohne den Rat von Experten meist nicht. Dabei sollte der beratende Dienstleister jedoch mit dem rechten Augenmaß für die Realität beraten und unterstützen, nach dem Motto „so wenig Aufwand wie möglich und dennoch soviel wie im rechtlichen Sinne nötig“. Sich dagegen nur auf das Minimum von Virenschutz und Firewall zu verlassen, ist keine Option, denn ein Quantum Sicherheit ist nicht genug. Die Comp4U GmbH berät Ihre Kunden bei der Einführung und Umsetzung von Datenschutz und Compliance und arbeitet mit erfahrenen Unternehmen für betrieblichen Datenschutz eng zusammen. Vor allem aktuelle Themen wie Einführung von Mailarchivierung, Einhaltung der GoBD oder Awareness-Schulungen für Mitarbeiter sind ein wichtiger Teil der Beratungskompetenz.