Unterschied zwischen Backup und Archivierung am Beispiel E-Mail

In der IT-Praxis werden Backup und Archivierung häufig durcheinandergeworfen – vor allem, wenn es um E-Mails geht. Dabei handelt es sich um zwei grundverschiedene Strategien mit unterschiedlichen Zielen, technischen Anforderungen und rechtlichen Implikationen.

Backup schützt vor Datenverlust, Archivierung schützt vor rechtlichen und organisatorischen Konsequenzen. Nur wer beide Konzepte richtig einsetzt, kann sich sicher sein, im Notfall handlungsfähig zu bleiben und gesetzeskonform zu agieren.

Backup – Die Notfallversicherung

Ein Backup erstellt regelmäßig Kopien von System- und Nutzerdaten, um diese im Falle eines Ausfalls wiederherstellen zu können. Dabei geht es primär um kurzfristige Datenverfügbarkeit.

Typische Backup-Ziele:

• Systemabstürze oder Hardwaredefekte abfangen
• Schutz vor Ransomware und anderen Cyberangriffen
• Versehentlich gelöschte Daten wiederherstellen

Wichtig: Backups sind veränderbar – also nicht revisionssicher – und meist nur für einen kurzen Zeitraum verfügbar. Selbst tägliche Backups nützen wenig, wenn sie regelmäßig überschrieben oder gelöscht werden.

Archivierung – Der rechtssichere Langzeit-Speicher

Im Gegensatz dazu dient eine E-Mail-Archivierung der unveränderbaren, langfristigen Aufbewahrung. Sie ist keine Sicherung für den Notfall, sondern eine Pflichtaufgabe für Unternehmen.

Gesetzliche Grundlagen:

• HGB und AO: Aufbewahrungspflicht geschäftlicher Kommunikation → mind. 6 Jahre
• Steuerrelevante Inhalte: z. B. Rechnungen, Angebote → bis zu 10 Jahre
• Branchenvorgaben: etwa im Gesundheitswesen oder bei Banken → bis zu 30 Jahre

Technische Anforderungen für Revisionssicherheit:

• WORM-Technologie (Write Once, Read Many)
• Digitale Signaturen und Hash-Werte
• Protokollierung jeder Zugriffs- oder Exportaktion

Achtung: Ein E-Mail-Archiv ersetzt kein Backup. Es dient nicht der Wiederherstellung von Postfächern oder dem Rollback nach einem Angriff.

Warum Unternehmen beides brauchen

Backup schützt den laufenden Betrieb, Archivierung erfüllt rechtliche Pflichten. Nur zusammen ergibt sich ein vollständiges und belastbares Sicherheitskonzept.

Beispiel aus der Praxis: Nach einem Ransomware-Angriff sind alle Postfächer verschlüsselt. Ohne Backup keine Rückkehr zum letzten Zustand. Ohne Archivierung keine rechtsgültige Rekonstruktion geschäftlicher Kommunikation – mit möglichen Bußgeldern oder Haftungsrisiken.

So unterstützt Comp4U

Comp4U bietet Managed Backup Services und rechtssichere E-Mail-Archivierung aus einer Hand:

• Backup: Tägliche Sicherung mit Monitoring, Testwiederherstellungen, Schutz vor Ransomware
• Archivierung: Unveränderbare Ablage über MailStore – lokal oder als Service – mit Protokollierung und Compliance-Unterstützung

Diese Kombination ist nicht nur sicher, sondern auch auditfähig – wichtig für Betriebsprüfungen, Datenschutz oder interne Revisionen.

Fazit

Backup ist wie eine Versicherung gegen Feuer – gut, wenn sie nie gebraucht wird. Archivierung ist wie das ordentliche Führen eines Kassenbuchs – gesetzlich vorgeschrieben, jederzeit prüfbar. Wer nur auf eines der beiden setzt, riskiert viel.

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Sie sind sich nicht sicher, ob Ihre E-Mail-Sicherung allen Anforderungen genügt? Oder möchten Sie ein verlässliches Konzept, das Backup und Archivierung sinnvoll miteinander verbindet?

Unsere Experten unterstützen Sie dabei – individuell, praxiserprobt und rechtssicher. Ob KMU oder größerer Mittelstand: Mit Comp4U setzen Sie auf erprobte Lösungen und echten Service.

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