Die erste Wahl, wenn es um Mails geht: Was Microsoft Outlook so beliebt macht

Sobald es um E-Mails geht, ist Outlook aus der Computerwelt nicht zu ignorieren. Mit der Software aus dem Hause Microsoft lassen sich Mails empfangen, versenden sowie übersichtlich ordnen, wodurch man stets den Gesamtüberblick über seinen elektronischen Posteingang hat.

Obendrein lassen sich in Outlook Termine einstellen, Besprechungen planen sowie Agendas von anderen einsehen – mit Outlook ist sehr viel ausführbar, was nötig ist, um seine Termine und elektronische Briefe effizient zu organisieren sowie im Blick zu behalten. Die Computersoftware unterstützt dabei, über die bedeutendsten Nachrichten wie auch Termine up-to-date zu bleiben – und das sowohl im privaten als auch im Geschäfts-Umfeld. 

„Das Pferd frisst keinen Gurkensalat“, waren die allerersten Worte, welche jemals am Telefon gesprochen wurden. Was der Inhalt der allerersten Mail war, weiß man unglücklicherweise nicht mehr so genau – der Erfinder Ray Tomlinson dachte in diesem Moment nicht im Traum daran, dass Jahre nachher Millionen von solchen elektronischen Nachrichten vom einen Ende an das andere Ende der Welt gesendet werden würden. Dessen Idee war: Vorne sollte der Name desjenigen sein, für den die Mail gedacht ist. Hinten soll der Name des Computers stehen, der die Mail annimmt. Um diese zwei Teile miteinander zu verbinden wie auch gleichzeitig klar voneinander zu trennen, musste ein Zeichen her, das es auf jeder Tastatur gibt, das aber in keinem Namen vorkommt – weder in Vor- oder Nachnamen, noch in Unternehmensnamen. Also kamen weder Buchstaben noch Zahlen in Betracht.

Somit wurde im Jahr 1971 das @-Zeichen vom Wissenschaftler Ray Tomlinson als zentrales Element der Mail-Kommunikation gewählt, das aus unserem heutigen Alltag keinesfalls mehr zu ignorieren ist. Die allererste E-Mail-Adresse der Welt hieß im Übrigen tomlinson@bbntenexa – dazumal noch ohne eine Endung wie .com oder .de (https://www.stern.de/digital/online/internetgeschichte-es-war-einmal----die-erste-e-mail-3325640.html). Der Erfinder hatte dadurch eine bahnbrechende neue Art der Kommunikation erschaffen. Doch bis die allererste E-Mail auch hierzulande ankam, dauerte dies noch mehr als zehn Jahre: Erst 1984, das aus aktueller Sicht gewiss noch gar nicht so lange her erscheint, wurde die erste E-Mail in Deutschland empfangen. Empfänger: rotert@germany – ein Wissenschaftler von der Uni Karlsruhe, der eine Grußbotschaft von seiner amerikanischen Kollegin erhielt. 

Damals war die E-Mail-Kommunikation noch etwas, das bloß von Wissenschaftlern eingesetzt wurde. Rund 20 Jahre später hat selbige Einzug in nahezu jedermanns Haushalt und jede Firma gehalten. Mittlerweile versendet und empfängt quasi jeder elektronische Post – 2020 lag die Quote der Deutschen, die via E-Mail über das Internet kommunizieren bei rund 87 % (https://de.statista.com/statistik/daten/studie/204272/umfrage/nutzung-des-internets-fuer-versenden-empfangen-von-e-mails-in-deutschland/). Aber nicht bloß fast jeder verwendet diese Form der Kommunikation, sondern auch die hohe Menge an E-Mails, welche verschickt sowie empfangen werden, ist ganz und gar beeindruckend: Prognosen gemäß werden im Jahr 2022 summa summarum auf der ganzen Welt 333 Mrd. E-Mails verschickt werden (https://de.statista.com/statistik/daten/studie/252278/umfrage/prognose-zur-zahl-der-taeglich-versendeter-e-mails-weltweit/). Oder um es in Ziffern zu veranschaulichen: 333.000.0000.000 – recht viele Nullen. Die E-Mail ist also aus unserem Leben keinesfalls mehr wegzudenken. Umso relevanter, dass die Erzeugung wie auch das Erlangen des so zentralen Kommunikationsmittels für uns einfach funktioniert.

Was kann Outlook eigentlich?

Das Programm Outlook (https://outlook.live.com/owa/) von Microsoft ist eine der bedeutenden Rundumlösungen global, um Mails zu versenden und zu empfangen. Zusätzlich zu den Mailfunktionen eignet sich Outlook indes ebenfalls zum Organisieren von Terminen, Aufgaben, Kontakten und Notizen. Outlook ist Element des Microsoft-Office-Pakets und nicht bloß für das System Windows, sondern gleichfalls für macOS betriebsbereit. Darüber hinaus gibt es Outlook-Apps für Android und iOS und einen Browser-Zugang, einen Outlook Web Access (OWA).

Konkret verfügt Outlook über diese Features:

• Mail: Schicken, Empfangen und Verwalten von E-Mails inkl. Datenverschlüsselung. 

• Kalender: Verwaltung und Planung von Termine, Besprechungen wie auch Events.

• Suche: Wiederfinden von Mails, Dokumenten und sonstigen Informationen in Sekundenschnelle.

• Personen: Anzeige von Informationen zu Kontakten, sobald man mit der Maus auf einen Namen scrollt. 

• Aufgaben: Verwaltung, Erstellung und Ordnung von Aufgaben mit ‚Microsoft To Do‘ (https://todo.microsoft.com/tasks). 

• Apropos: Outlook ist primär der Client zum sogenannten Exchange Server – einer von vielen Unternehmen eingesetzten Server-Infrastruktur für die zentrale Ablage sowie Administration von Mails und Co. Outlook ist jedoch auch separat vom Gebrauch eines Exchange-Servers nutzbar. 

Warum sich ein Microsoft 365-Abonnement bezahlt macht: Zusatz-Funktionen in Outlook

Mit einem Microsoft 365-Abonnement benutzen Outlook-User alle Premium-Vorzüge der Software (https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/outlook/outlook-personal-email-plans?market=de). Welche weiteren Funktionen das sind? Wir sagen es Ihnen!

Erst einmal verwenden Microsoft 365-Nutzer das Design von Outlook ohne Werbung – eine wichtige Sache, um im Arbeitsalltag fokussiert bleiben zu können. Ferner ziehen sie einen Vorteil von erweiterten Sicherheitsfunktionen wie einer automatischen Abschaltung unsicherer Links. Bedeutet: Outlook erkennt verdächtige Links in Mails, bei denen es sich um Phishing sowie Scam handeln könnte und zeigt bei einem Klick auf einen solchen Link einen Warnhinweis an. Mögliche Viren, die sich im Anhang einer E-Mail befinden können, werden von Outlook beseitigt, auf dass diese überhaupt nicht mehr erst im Posteingang landen noch dazu Probleme verursachen können. Darüber hinaus profitieren Microsoft 365-Kunden durch erheblich mehr Cloud-Speicherplatz, dem Ransomware-Schutz auf OneDrive sowie einer Nachrichtenverschlüsselung auf sämtliche Daten im Postfach – egal, ob im Eingang bzw. bei den gesendeten Mails.

Fünf Tipps für effizienteres Arbeiten mit Outlook

In inländischen Betrieben ist Outlook als Mail-Client stark verbreitet. Für Viele ist es am Morgen das erste Computerprogramm, welches sie aufmachen und abends das letzte, welches sie vor Arbeitsende zumachen. Zumal so viele Menschen täglich mit diesem Mail- und Kalender-Tool arbeiten, ist es Zeit für einige Tipps und Techniken, die das Arbeiten mit Outlook vereinfachen, einem Zeit ersparen oder einfach behilflich sind, den Posteingang besser im Blick zu behalten. Hier sind 5 absolut tolle Outlook-Ratschläge, welche jeder Anwender kennen sollte:

1. Kalender teilen: Wer wirtschaftlich gemeinsam im Team arbeiten will, jener muss wissen, wann wer disponibel ist, wann Projektteam A wo seine Konferenz hat und an welchem Datum der Kunde für die Endkontrolle vorbeischaut. All das und noch einiges mehr lässt sich in Outlook über das Sharen von Kalendern realisieren. Dabei lässt sich in Outlook einstellen, was man aus seinem eigenen Kalender mit wem teilen will – auf diese Weise kann man selbst entscheiden, inwieweit man alles teilen will oder zum Beispiel nur den Titel und Ort des Termins. Tipp: Durch unterschiedliche bunte Markierungen behält man mühelos den Überblick über unterschiedliche Kalender weiterer Personen und ebenso den persönlichen Terminen.

2. Schneller arbeiten dank Tastenkürzeln: Wie bei jeglicher Microsoft-Software verhelfen Tastenkombinationen zu deutlich mehr Wirtschaftlichkeit beim Arbeiten. Anstelle von langem Suchen und Klicken kann man problemlos bestimmte Shortcuts verwenden und so reichlich Zeit einsparen. Man muss diese bloß kennen… Hier die wesentlichsten Tastenkombinationen für Outlook: Mit Strg + 1, Strg + 2 und Strg + 3 kann man unter den Ansichten E-Mails (1), Kalender (2) und Kontakte (3) hin- und herwechseln. Mit Strg + F (Forward) lässt sich eine Mail schnell weitersenden. Eine neue E-Mail kann man via Strg + N (New) generieren.

3. Posteingang mit Relevanz: Dieser Tipp richtet sich an alle Nutzer der Outlook-App. Microsoft hält für die mobilen Nutzungen ein sehr hilfreiches Feature bereit, um den Posteingang auf dem Smartphone automatisch nach relevanten und nicht relevanten Nachrichten zu sortieren – so sieht man unterwegs nur das, was man auch wirklich sehen muss. Dazu einfach zwei Posteingänge einrichten: „Relevant“ sowie „Sonstige“. Damit Outlook die Nachrichten selbst korrekt zuordnen kann, ist es ratsam, am Anfang über die Option „Immer in ‚Relevant‘ verschieben“ (bzw. immer in ‚Sonstiges‘), den Algorithmus anzutrainieren. Je öfter man den „Posteingang mit Relevanz“ nutzt, umso schneller lernt Outlook hinzu.

4. Individuelle Regeln erstellen: Wussten Sie, dass man in Outlook sogenannte Regularien erzeugen kann? So lassen sich Routineaufgaben automatisieren. Beispielsweise könnte man eine Regel generieren, welche alle eintreffenden Mails, bei denen im Betreff „Rechnung“ steht, in den Ordner „Buchhaltung“ schiebt. Auf diese Weise erspart man sich das immer von Hand machen zu müssen.

5. Auszeiten dank „Nicht stören“: In unserem (Arbeits-) Alltag sind wir damit vertraut, dass überall ständig Benachrichtigungen aufpoppen, verschiedenste Töne uns News oder eingehende Anrufe ankündigen und kleine Ziffern für ungelesene Elemente unsere Aufmerksamkeit auf sich ziehen. Für unser Gehirn ist dies purer Stress. Umso wichtiger, zwischenzeitlich mal wirklich abzuschalten. Um die Auszeiten nach Arbeitsende oder ausserhalb der Arbeitswoche wirklich nutzen zu können, ist es empfehlenswert, in der Outlook App auf dem Handy mit der „Nicht stören“-Funktion schlichtweg mal für Funkstille zu sorgen. Dadurch hat man nach Arbeitsende oder am Wochenende mal wirklich Pause von den ganzen Pop-up- wie auch Push-Benachrichtigungen….

Wollen Sie mehr zu Microsoft Outlook im Unternehmenseinsatz erfahren, dann kontaktieren Sie uns gerne.